Zarządzanie dokumentami

Niezbędne staje się zastosowanie nowoczesnych narzędzi przechowywania dokumentów, takich jak: MS SharePoint Portal Server lub Open Text Document Management - Alchemy współpracującymi z urządzeniami wielofunkcyjnymi Xerox WorkCentre. Wykorzystane w nich rozwiązania umożliwiają tworzenie łatwo dostępnego archiwum z możliwością szybkiego wyszukania pożądanych materiałów. Dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, która automatycznie staje się zapasową kopią papierowej wersji. Ewentualne awarie, przeprowadzki i wypadki losowe nie powodują zagubienia czy utraty danych. Wirtualne archiwum to także łatwiejsza administracja, zwiększone bezpieczeństwo firmowych informacji i szybki dostęp dla wielu użytkowników.

System Open Text Alchemy zainstalowano w liczbie przewyższającej 90.000 w 95 krajach w firmach o zróżnicowanej wielkości, w tym w przedsiębiorstwach znajdujących się na liście Fortune100. Nie tylko te fakty świadczą o jakości i zaawansowaniu technicznym systemu. Posiada one wiele cech, które pozwalają w znaczącym stopniu zwiększyć bezpieczeństwo gromadzonych danych, poprzez centralizację przechowywanych informacji oraz dopracowanych elementów kontroli użytkowników.
Najważniejszym elementem, kluczowym przy wyborze systemu do archiwizacji, jest system indeksowania i wyszukiwania danych. Dane w postaci dokumentów jak umowa, faktura, faks, rysunek techniczny czy też e-mail oraz jego załącznik są w szybki sposób odnajdywane.

Więcej o Open Text Alchemy »

Dzięki funkcji skanowania, urządzenia wielofunkcyjne Xerox WorkCentre doskonale dopełniają system zarządzania dokumentami. Dodatkowe możliwości wykorzystania funkcji drukowania i kserowania dokumentów znacznie obniżają ogólne koszty rozwiązania.

Oprogramowanie CentreWare, dostarczane z urządzeniem, zapewnia dostępność wszystkich funkcji wprost ze stanowiska pracy, monitorowanie wysyłanych dokumentów, sprawdzanie statusu urządzenia. Dostarcza także narzędzia dla administratora np. do zdalnej instalacji i konfiguracji urządzeń Xerox WorkCentre. Dodatkowe oprogramowanie Equitrac daje pełną kontrolę z możliwością oszacowania kosztów (kopii/wydruków/faksów/skanów) w rozbiciu na użytkowników (ponad 30 raportów z wyborem odpowiedniej opcji).

Łatwość obsługi urządzeń wielofunkcyjnych Xerox oraz oprogramowania minimalizuje nakłady na szkolenia i help-desk. Już podczas szkoleń i początkowej fazy używania systemu nowe funkcjonalności wyszukiwania dokumentów zostały bardzo wysoko ocenione przez użytkowników.  Przejrzysta struktura folderów i zasad opisywania dokumentów ułatwia bezproblemowe przechowywanie ich dużych ilości. Co ważne i warte podkreślenia, zwiększanie liczby dokumentów nie wydłuża czasu ich znalezienia i znacznie zwiększa efektywność pracy całej organizacji.

Oferta Xerox Top Seller »

Wysokie bezpieczeństwo i niezawodność to jeden z najmocniejszych punktów proponowanych rozwiązań. Zautomatyzowany proces wykonywania kopii bezpieczeństwa zabezpiecza przed utratą danych, których transmisja szyfrowana jest w protokole SSL. Wszystkie awarie i błędy replikacji są rejestrowane, a informacje o błędach są natychmiast przesyłane do administratorów systemu. Dodatkowo, możliwe jest również uruchomienie serwera zapasowego, który przechowuje aktualną kopię całego repozytorium. Może się on znajdować w innym budynku, co zwiększa bezpieczeństwo danych. W razie jakiejkolwiek awarii użytkownicy są przełączani do serwera zapasowego, dzięki czemu firma, nawet w kryzysowym momencie, może sprawnie i efektywnie funkcjonować.