Equitrac Office 4

Equitrac Office 4 to systemy informatyczne oferujące funkcjonalność centralnego monitorowania kosztów generowanych przez urządzenia biurowe, w szczególności drukarki i kopiarki, określane są w języku angielskim wspólną nazwą Document Accounting Solution, w skrócie DCA.

Od kilku lat systematycznie wzrasta zainteresowanie firm rozwiązaniami z grupy DCA. Trend związany jest z możliwością zmniejszenia kosztów pochłanianych przez drukowanie i kopiowanie. A jest, na czym oszczędzać! Z badań Gartner Group wynika, że pełne wydatki związane z produkcją i przetwarzaniem dokumentów mogą stanowić nawet 15%, ogólnych kosztów działalności przedsiębiorstwa.

Jednym z najbardziej znanych rozwiązań DCA są produkty firmy Equitrac Corporation, zajmującej się rozwojem takich systemów od 26 lat. Systemy Equitrac są wykorzystywane przez ponad 10 000 organizacji na całym świecie. Nasza firma jest głównym partnerem firmy Equitrac w Polsce.

Equitrac Professional

Początkowo, głównym odbiorcą systemów PDA były firmy prawnicze, wykorzystujące takie rozwiązanie do refakturowania kosztów na swoich Klientów. Systemy zliczania kosztów nie służyły oszczędnością a były defakto narzędziem przynoszenia zysku. Umożliwiały rzetelne rozliczenie kosztów i przydzielenie ich do konkretnych Klientów i numerów spraw.

Pracownicy kancelarii prawnych wykonując operację kopiowania lub drukowania podają numer sprawy, której dotyczy dany dokument. Zazwyczaj systemy Equitrac zintegrowane są z systemami finansowo-księgowymi, z których pobierane są numery spraw, a w drugą stronę przesyłanie dane o wygenerowanych kosztach, które następnie zamieniają się w fakturę dla Klientów.

Firma Equitrac jest niekwestionowanym liderem na rynku rozwiązań dla kancelarii prawnych. W epoce systemu DOS, takim rozwiązaniem był Equitrac System3, następnie wraz z pojawieniem się graficznej platformy Windows, Equitrac System4. Obecnie System4 został zastąpiony rozwiązaniami z grupy Equitrac Professional, obejmującymi kontrolą również rozmowy telefoniczne.

Systemy dla rynku prawnego posiadają specyficzne funkcje przydatne dla prawników, np. możliwość zastosowania trzech kodów: pracownik kancelarii, nr Klienta, nr sprawy. Terminale Equitrac Professional przypominają małe laptopy z dużymi kolorowymi wyświetlaczami, wygodną klawiaturą i wieloma opcjami wyszukiwania kodów np. po słowach kluczowych.

Equitrac Office

W celu rozszerzenia oferty o produkty adresowane na szerszy rynek, w 2000 roku firma Equitrac zakupiła swojego dotychczasowego partnera, kanadyjską firmę Software Metrics Inc., przejmując pod swoją markę produkt PAS. Rozwijany dalej przez firmę Equitrac Printer Accounting Server, początkowo zmienił nazwę na PrintLog Accoutnign Server by ostatecznie przyjąć nazwę Equitrac Office. Bieżącą wersją produktu jest system Equitrac Office 4.

Bazując na modularnej budowie i szerokiej funkcjonalności, system Equitrac Office adresowany jest do bardzo szerokiego grona odbiorów. W zależności od skonfigurowanych opcji system, Equitrac może obsłużyć tak różnych Klientów jak:

rozliczające koszty na projekty - biura projektowe,
pobierające od studentów opłaty za korzystanie z kopiarek i drukarek - uczelnie,
monitorujące w tle koszty pracy - tzw. zwykłe biura.

Opis najważniejszych funkcji i cechy systemu Equitrac Office 4

System Equitrac Office działa na platformie MS Windows Server 2000/2003, jednak może monitorować sieci pracujące w różnych środowiskach. Może kontrolować print serwery działające na MS Windows, Novell Netware, Unix czy Linux.

System Equitrac przechowuje swoją konfigurację oraz gromadzi dane w centralnej bazie danych, MSDE, MS SQL lub Oracle.

Instalacja systemu Equitrac na print serwerach

Najwygodniejszą opcją monitorowania drukarek sieciowych jest instalacja komponentów systemu Equitrac na print serwerach. Nie jest wymagana żadna ingerencja na stacjach użytkowników, co znacznie ułatwia administrację rozwiązaniem.

Drukujący użytkownicy rozpoznawani są w systemie Equitrac po loginie sieciowym. Konta użytkowników i przynależność do oddziałów firmy może być aktualizowana na kilka sposobów, z których najpopularniejszym jest synchronizacja z usługami katalogowymi Active Directory.

W zależności od wybranego wariantu konfiguracji, monitorowanie wydruków może być całkowicie niewidoczna dla pracowników, ale może opierać się o ograniczenia możliwość drukowania po wyczerpaniu przydzielonych w systemie środków finansowych. Budżet może być przydzielany na poziomie pracowników lub departamentów. Przykładowo w oparciu od mechanizm wirtualnego budżetu, może odbywać się rozliczanie kosztów wydruku w ośrodkach akademickich. System Equitrac przeznaczył do tego specjalną wersję systemu o nazwie Equitrac Express.

Drukarki lokalne, funkcje agenta na stacjach roboczych

Drukarki lokalne (LPT1, USB, Podczerwień, Bluetooth itd.) mogą być monitorowane po zainstalowaniu na stacji roboczej agenta desktop printing. W taki sam sposób mogą być monitorowane również drukarki sieciowe nie objęte kontrolą na poziomie print serwera.

Oprogramowanie instalowane na stacjach użytkowników wprowadza szereg dodatkowych opcji takich jak możliwość sprawdzenia kosztów wydruku przez zaakceptowaniem pracy, zewnętrzna autoryzacja użytkowników niezalogowanych do domeny, możliwość stosowania kodów billingowych - czyli rozliczanie prac na projekty analogicznie jak w systemach dla firm prawniczych.

Monitorowanie kopiarek

Monitorowanie kopiarek jest realizowane poprzez podłączany do kopiarki zewnętrzny terminal PageCounter. Terminal za pomocą klawiatury lub czytnika kart, autoryzuje użytkownika i odblokowuje pulpit kopiarki. W zależności od producenta i modelu kopiarki, w czasie kopiowania zliczane są jedynie strony lub również dodatkowe atrybuty druku takie jak format papieru czy kolor.

Terminale Page Couter podłączane są do sieci Ethernet i komunikują się z centralnym serwerem Equitrac, z którego pobierają kody pracowników i przesyłają zliczone transakcje.
Terminale pozwalają wprowadzić jeden lub dwa kody (pierwszy może być sczytany z karty), np. identyfikator pracownika i hasło, albo kod pracownika i kod projektu.
Terminale mogą buforować kody w swoje pamięci umożliwiając pracę "offline" w przypadku awarii sieci lub wyłączenia centralnego serwera Equitrac.

Reguły i wędrujący wydruk (Follow-You™ printing)

Terminale PageCounter, oprócz kontrolowania kopiarek, posiadają inną ważną funkcjonalność. Pozwalają zwalniać do druku prace zatrzymane na print serwerze.

W zależności od zdefiniowanych przez administratora reguł, drukowana praca może zostać: 1) zablokowana, 2) przekierowana na inne kompatybilne urządzenie, lub 3) zatrzymana do ręcznego zwolnienia. Niezwolnione, po zdefiniowanym przedziale czasu prace, zostaną automatycznie wykasowane. Zwalnianie zatrzymanych prac może się odbywać za pomocą terminali lub dedykowanej do tego celu stacji roboczej, tzw. ReleaseStation, ulokowanej np. w czytelni lub pracowni druku.

(Uwaga, nie należy mylić funkcjonalności zwalniania dokumentów oferowanej przez system Equitrac, z funkcjonalnością samych wielofunkcyjnych drukarek sieciowych, pozwalających wprowadzić we właściwościach druku, kod pracy, za pomocą którego można zwolnić wydruk poprzez pulpit obsługi urządzenia. W takim rozwiązaniu decyzję o zatrzymaniu pracy podejmuje autor, a praca zostaje zatrzymana na lokalnym dysku drukarki. W przypadku systemu Euqitrac, praca jest zatrzymana w oparciu o reguły zdefiniowane przez administratora i zostaje zatrzymana na print serwerze, skąd może być zwolniona na dowolną ze zdefiniowanej puli, kompatybilną drukarkę.)

Przykładowo prace pochodzące z działu księgowość mogą być uznane za potencjalnie poufne i zawsze będą wymagały ręcznego zwolnienia do druku, z poziomu terminala zamontowanego do kopiarki. Księgowa będzie mogła zwolnić pracę na urządzeniu, przy który aktualnie przebywa np. przy gabinecie prezesa na innym piętrze.

W przypadku wykorzystania lokalnych agentów na stacjach użytkowników, drukowana na lokalnej drukarce praca nie może być przekierowana na inną drukarkę, może natomiast wyświetlić się komunikat informujący, że przykładowo "prace powyżej 50 stron powinny być wysłane na tańszą w ekspoatacji drukarkę na korytarzu", przy czym, w zależności od konfiguracji systemu, wydruk takie pracy może być zablokowany lub decyzja o druku pozostawiona autorowi pracy.

Dzięki wdrożeniu funkcji Follow-You™ printing, na stacjach użytkownika można instalować tylko jedną uniwersalną wirtualną drukarkę, niezależnie od lokalizacji stanowiska pracy. Pracownik i tak będzie miał możliwość zwolnienia pracy na najbliższym urządzeniu.

Interfejs bezpośredniej komunikacji z urządzeniami Canon i Xerox

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne Canon i Xerox posiadają wbudowany mechanizm monitorowania kosztów prac w oparciu o kody pracowników. Dzięki współpracy obu producentów z firmą Equitrac, opracowano interfejs pozwalający zintegrować oferowane przez producentów funkcje zliczania, z systemem Equitrac.

Kody pracowników definiowane są centralnie w taki sam sposób dla terminali Equitrac jak i dla urządzeń wielofunkcyjnych Xerox i Canon. Kody wprowadza się na poziomie dotykowego ekranu pulpitu urządzenia.

System Equitrac gromadzi dane zliczone przez urządzenia dotyczące drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania, przy czym drukowanie i kopiowanie zliczanie jest ze wszystkimi dodatkowymi atrybutami.

Reguły i wędrujący wydruk (Follow-You™ printing)

Niezależnie od skonfigurowanej opcji monitorwania system Equitrac zlicza koszty wydruku w oparciu o zdefiniowane cenniki. W zależności od potrzeb ceny mogą obejmować jedynie najważniejszą informację - ilość stron, lub mogą różnicować koszty w oparciu o takie atrybuty jak: format kartki, wykorzystaną tacę, kolor, duplex itd.

Zgromadzone dane można przeglądać posługując się modułem raportów. W oparciu o grupy domenowe można przypisać aministratorom trzy poziomy uprawnień:

administrowanie systemem Equitrac,
zarządzanie kontami pracowników, departamentów, kodów billingowych,
generowanie raportów.

Generowanie raportów może odbywać się automatycznie zgodnie ze zdefiniowanym przez administratora grafikiem zadań. Raporty mogą powstawać w formacie HTML, CSV lub XML.

System Equitrac zaprojektowany jest w taki sposób by mógł obsłużyć zarówno małe firmy (wersja small business), jak i duże korporacje, których sieć komputerowa łączy wiele miast.

Konta pracowników mogą być identyfikowane nie tylko po nazwie loginu, ale również w przypadku powtarzających się nazw po nazwie domeny. W zależności od konfiguracji sieci i preferencji administratora - jeden centralny serwer Equitrac może monitorować obiekty w wielu lokalizacjach, lub w każdej lokalizacji można posadowić odrębne serwery Equitrac, wyposażone w moduł konsolidacji raportów z całej organizacji.

W firmach wymagających nieprzerwanej pracy systemu druku, system Equitrac może być zainstalowany w środowisku klastra Microsoft. (Zarówno sam system zliczania jak i print serwery). System posiada certyfikację Microsoft do pracy w środowisku Windows 2003. Podsumowując system Equitrac Office jest rozwiązaniem sprawdzonym umożliwiającym stabilną prace nawet w największych firmach.