Napisali o nas

Wywiad z p. Ireną Bielecką, dyrektorem departamentu Informatycznego UPRP

Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej powstał 28 grudnia 1918r. Przez niemal 100 lat jego podstawowe działania niewiele się zmieniły. Z każdym rokiem natomiast przybywa dokumentów i danych, do których dostęp powinien mieć każdy zainteresowany. Dyrektor Departamentu Informatyki w Urzędzie Patentowym Irena Bielecka mówi, jak wdrożenie Microsoft Content Management Server odmieniło witrynę tej instytucji.

Hanna Malinowska: Dlaczego Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) podjął decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania treścią swojej witryny Internetowej?

Irena Bielecka: Od pewnego czasu trwa w Urzędzie Patentowym RP proces znaczącego unowocześniania sposobu pracy i zaplecza technicznego. Wdrożenie systemu zarządzania treścią witryny Internetowej było jednym z elementów tego procesu. Poprzednio witryną opiekowali się pracownicy Departamentu Informatyki. Jednak w miarę rozrastania się witryny występowały coraz większe kłopoty z publikacją i aktualizacją dużej ilości treści, którą chcieliśmy zamieszczać. Wdrożenie systemu zarządzania treścią poprawiło tę sytuację. Informacje publikowane przez urząd, w tym Biuletyn Informacji Publicznej, zostały uporządkowane i usystematyzowane. Ważną przyczyną wdrożenia była również potrzeba dostępu przez witrynę urzędu do aktualnych danych o chronionych w Polsce przedmiotach własności przemysłowej (takich, jak wynalazki, znaki towarowe, wzory użytkowe, wzory przemysłowe itd.). Obecnie z poziomu witryny można przeszukiwać bazy danych urzędu.

HM: Czy fakt włączenia do procesu publikowania treści na Państwa stronach osób, które nie są Informatykami, był Istotny?

IB: Bardzo istotny, gdyż zależy nam, aby nasi pracownicy swobodnie i w Jak najszerszym stopniu posługiwali się technologią informatyczną. Obecnie mamy wielu pracowników-autorów. którzy są odpowiedzialni za swoje części witryny internetowej. Tempo publikacji oraz zakres treści zdecydowanie wzrosły. Oczywiście przez kilka miesięcy Departament Informatyki systematycznie prowadził szkolenia i wspierał użytkowników. Obecnie bardzo rzadko zdarza się, aby ktoś przesyłał do Departamentu Informatyki tekst do publikacji w witrynie. Pracownicy merytoryczni sami przygotowują teksty l bezpośrednio publikują Je na stronie.


HM: Jak istotna Jest dla urzędu komunikacja poprzez stronę WWW? Do Jakich Informacji potrzebuje mleć dostęp przeciętny Internauta?

IB: Komunikacja przez stronę WWW jest niezwykle istotna. Informacje publikowane na stronie urzędu pod adresem www.uprp.pl obejmują kilka obszarów. Jest to wymagany przez prawo BIP - Biuletyn Informacji Publicznej, Informacje o urzędzie (kontakty, aktualności), informacje dotyczące przedmiotu naszej działalności, aktualne przepisy prawne. Ale chyba najistotniejszym elementem witryny internetowej są bazy danych Urzędu Patentowego. Udostępniamy dane o chronionych w Polsce przedmiotach własności przemysłowej. Mamy też linki do baz światowych. Nasze bazy są cennym źródłem informacji nie tylko dla specjalistów (rzecznicy patentowi), ale również dla przedsiębiorców i dla przeciętnego internauty. Jest to obecnie najczęściej odwiedzany obszar naszej witryny.

HM: Co zadecydowało o tym, że wybrali Państwo rozwiązanie MIcrosoft Content Management Server (MCMS) l do Jego wdrożenia firmę Datacom System SA (w konsorcjum z firmą Microsoft)?

IB: Konsorcjum Datacom-Microsoft wygrało ogłoszony przez nas przetarg. Przedstawiona przez te firmy oferta spełniała zadane przez urząd kryteria i była najkorzystniejsza. Zaproponowane w ofercie rozwiązanie podobało nam się, bo kładło duży nacisk na bezpieczeństwo i stabilność działania. Ważna była pełna integracja MCMS ze środowiskiem MIcrosoft, w szczególności z platformą Microsoft .NET. Chcieliśmy mieć możliwość samodzielnego rozwoju wdrażanych systemów.

MH: Jak wyglądało środowisko informatyczne w urzędzie przed wdrożeniem MCMS? Jakich zmian technologicznych i infrastrukturalnych dokonano?

IB: Równolegle z wdrożeniem nowego systemu zarządzania treścią witryny internetowej została znacząco zmieniona struktura sieci informatycznej UPRP. Dotychczasowa sieć działała w oparciu o zróżnicowaną platformę systemową i brak centralnej autoryzacji użytkowników. Obecnie Jest to jednolita sieć oparta o Active Directory Windows Serwer 2003. Możliwość zastosowania centralnego zarządzania większością zasobów znacznie usprawniła pracę naszych administratorów, z drugiej strony wniosła potrzebę stałego kształcenia z zakresu nowych rozwiązań.

HM: Z jakimi problemami zetknęli się Państwo w trakcie wdrożenia MCMS?

IB: Urząd Patentowy jest dużą instytucją. Zatrudnia kilkuset pracowników. Przyjęliśmy założenie, że niemal każdy pracownik urzędu może być autorem treści do opublikowania. Sporym problemem było zorganizowanie pracy tak dużej liczby autorów witryny. W tym celu strona została podzielona na obszary zgodne z zakresem działania komórek organizacyjnych. Efekty pracy zespołów autorów trafiają do akceptacji przełożonych, czyli edytorów i moderatorów. Do sukcesu wdrożenia przyczynił się na pewno bezpośredni nadzór nad projektem ścisłego kierownictwa urzędu. Dzięki temu pojawiające się problemy organizacyjne można było sprawniej rozwiązywać. Instalacja przebiegła praktycznie bezproblemowo- Również przeniesienie treści do nowego systemu nie okazało się przedsięwzięciem tak trudnym, Jak przypuszczano.

HM: W jaki sposób zintegrowane zostały dane, dotychczas przechowywane w różnych systemach l różnych formatach?

IB: Dane o przedmiotach chronionych, udostępniane przez stronę WWW urzędu, pochodzą z kilku różnych formatów. Dzięki specjalnym narzędziom ekstrakty danych są integrowane i importowane do bazy Microsoft SQŁ Server. Są to operacje automatyczne.

HM: W Jakim zakresie zapewnione Jest bezpieczeństwo całej infrastruktury w urzędzie? Czy zostało ono wzmocnione?

IB: Bezpieczeństwo byto istotnym wymogiem w trakcie realizacji całego projektu, Część danych przechowywanych przez system urzędu to dane poufne. Ze względu na to konieczne było wydzielenie specjalnych obszarów sieci, niedostępnych dla nieuprawnionych użytkowników. Zastosowanie nowoczesnych technologii przyczyniło się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa naszych systemów. Jednak zdajemy sobie sprawę, że doskonalenie zabezpieczeń to proces ciągły i stale będzie wymagał naszej uwagi.

HM: Jakie rodzaje dokumentów można publikować z wykorzystaniem MCMS? Czy Istnieje możliwość Ich przeszukiwania?

IB: MCMS daje możliwość publikacji różnych rodzajów danych. Na witrynie przede wszystkim publikowane są dokumenty tekstowe i graficzne, ale Jeżeli zajdzie taka potrzeba. możemy opublikować inne rodzaje dokumentów i plików. Kluczowym elementem wdrożenia był mechanizm wyszukiwania w bazie danych. Wdrożone mechanizmy umożliwiają wyszukiwanie według różnych kryteriów, a także tworzenie tzw. wyrażeń wyszukiwania. Dzięki zastosowaniu indeksowania, mimo dużej ilości danych (około 1,5 TB), wynik wyszukiwania jest szybko dostępny.

HM: Jak ocenia Pani "ciężar" procesu Integracyjnego w Urzędzie Patentowym? l Jak sprawdziły się Pani zdaniem w tym wdrożeniu firmy Datacom l Microsoft?

IB: Podczas wdrożenia konieczna była zarówno specjalistyczna wiedza technologiczna. Jak i znajomość procesów zachodzących w urzędzie. Niezbędne było zintegrowanie wielu systemów i wiele różnych źródeł danych. Konsorcjum Datacom-Microsoft dobrze poradziło sobie z tymi zadaniami. Dowodem jest działający system.

HM: Co dzięki nowemu systemowi zyskał użytkownik końcowy - zarówno Państwa pracownicy, jak l Internauci poszukujący niezbędnych Informacji?

IB: Pracownicy merytoryczni mają dużą satysfakcję z możliwości bezpośredniego publikowania treści z ich dziedzin w witrynie urzędu. Pracownicy Departamentu Informatyki mogą poświęcić się innym projektom, a mamy w planach bardzo ambitne przedsięwzięcia. Przedsiębiorcy i internauci zyskali źródło aktualnych informacji. Nasza witryna cieszy się dużym zainteresowaniem, z różnych stron docierają do nas przychylne opinie.

HM: W Polsce MCMS nie byt dotychczas znanym l często wykorzystywanym rozwiązaniem. Czy może Pani, po wdrożeniu w Urzędzie Patentowym, notabene Jednym z pierwszych w naszym kraju, potwierdzić, że właśnie MCMS to odpowiednie rozwiązanie dla administracji publicznej (l nie tylko)? IB: Po roku używania systemu MCMS można stwierdzić, że narzędzie to łącznie ze zintegrowanymi systemami dostarczonymi przez konsorcjum Datacom-Microsoft dobrze sprawdza się w Urzędzie Patentowym. Oczywiście apetyt rośnie w miarę jedzenia, tak też wzrosty apetyty naszych pracowników w miarę użytkowania systemu. Rozważamy już możliwość rozszerzenia funkcjonalności MCMS, może w zakresie workflow.

HM: Dziękuje Pani za rozmowę.