Open Text Alchemy

Najważniejszym elementem, kluczowym przy wyborze systemu do archiwizacji, jest system indeksowania i wyszukiwania danych. Dane w postaci dokumentów jak umowa, faktura, faks, rysunek techniczny czy też e-mail oraz jego załącznik są w szybki sposób odnajdywane. Umożliwia to system, który indeksuje pliki po ich treści. Dodatkowe funkcjonalności świadczące o wysokim zaawansowaniu technicznym systemu to:

• Akceptowanie, odrzucanie, wersjonowanie dokumentów,
• Logowanie działań użytkowników dokonywanych na dokumentach i bazach,
• Pełna kontrola nad ponad 140 ustawieniami interfejsu użytkownika,
• Przechowywanie danych we własnej bazie, poza strukturą bazy Microsoft SQL,
• Dostęp do danych dzięki dodatkowym modułom poprzez przeglądarkę Internetową,
• Integracja z Microsoft SharePoint Portal,
• Wsparcie dla plików CAD,
• Obsługa oraz przeglądanie z poziomu systemu ponad 200 rodzaju plików.

W czasie zwiększonego zapotrzebowania na przechowywanie i sprawne zarządzanie informacją, pojawia się wyzwanie  w postaci archiwizacji faksów. RightFax Archive Link for Alchemy to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw chcących w prosty i szybki sposób przechowywać przychodzące i wychodzące faksy. Najważniejszą jednak funkcjonalnością którą zyskuje firma, jest sprawne i szybkie wyszukiwanie faksów po ich treści. System umożliwia zachowanie bezpieczeństwa, dając dostęp do danych tylko i wyłącznie wyznaczonym do tego osobom. Zmniejsza tym samym do minimum przepływ faksów w formie papierowej w przedsiębiorstwie oraz możliwości zagubienia lub wykradzenia informacji na nich zawartych.

Coraz częściej zdarza się nam szukać wiadomości która została przesłana do naszej firmy kilka miesięcy temu. Nie wiemy gdzie ona się znajduje, jak się nazywała. Z pomocą przychodzi Exchange Archive Link for Alchemy. Moduł ten potrafi przechwytywać na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł wiadomości pocztowe z serwera Microsoft Exchange. Wiadomości przechowywane w bazie Alchemy, są zawsze dostępne, natomiast ich zindeksowana treść, nagłówek oraz zawartość załączników tekstowych, pozwala na szybkie wyszukiwanie interesujących nas informacji. Ilość dostępnych opcji pozwala na archiwizację wiadomości wszystkich użytkowników lub jednej skrzynki, dodatkowo filtrowanych po adresie pocztowym, lub domeny z którego wiadomość została wysłana, nadawcy, odbiorcy jak również tematu.

Szybki dostęp do informacji jest jednym z najważniejszych czynników sprawnego działania przedsiębiorstwa. Alchemy Web pozwala poprzez przeglądarkę internetową przeglądać i wyszukiwać potrzebne informacje. System pozwala nam przeglądać dokumenty o różnych rozszerzeniach bezpośrednio w oknie przeglądarki. Na spotkaniu w odległym miejscu od biura każdy uprawniony użytkownik, może przeglądać, drukować a nawet dodawać dokumenty do baz systemu.

Dla zwiększenia produktywności, zmniejszenia kosztów wprowadzane są nowe systemy informatyczne. Możliwość integracji z ogólnie stosowanymi platformami jest jednym z wymagań stawianych nowym produktom. Alchemy Web Parts for Microsoft SharePoint Portal pozwala na archiwizację, wyszukiwanie, dodawanie oraz przeglądanie dokumentów bezpośrednio poprzez stronę portalu. Przy wykorzystaniu tego modułu, zmniejszamy ilość systemów w przedsiębiorstwie, ujednolicamy logowanie oraz nie musimy przeprowadzać dodatkowych szkoleń z zakresu obsługi.

Ważnym elementem codziennej pracy jest edycja i tworzenie nowych dokumentów. Klient Document Management, dodaje funkcjonalności Alchemy do pakietu Microsoft Office. Z poziomu Word, Excel, PowerPoint oraz Outlook, użytkownik może dodawać dokumenty do baz, a także edytować dokumenty znajdujące się w bazach nadpisując je lub tworząc nowe wersje.

Więcej o zarządzaniu dokumentami »